Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych dla Sygnalisty

Zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), informujemy, że:

Administrator Danych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych („Dane”) przetwarzanych w związku z dokonaniem zgłoszenia na podstawie Procedury zgłoszeń wewnętrznych („Zgłoszenie”) jest R-GOL Sp. z o. o. (z siedzibą w Ostródzie, Górka 3D (14-100).

(„Administrator”).

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

- pisemnie, na adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD”,

- mailowo, na adres IOD@r-gol.com

Cel i podstawa przetwarzania

Dane osobowe Sygnalisty przetwarzane są:

1. w celu weryfikacji Zgłoszenia i podjęcia działań następczych w związku ze Zgłoszeniem. Podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny),

2. W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli Pana/Pani dobrowolna i wyraźna zgoda na przetwarzanie Danych w tym na ujawnienie Pani/Pana danych osobowych.

3. W przypadku przekazania w Zgłoszeniu szczególnych kategorii Danych (np. dotyczących zdrowia), podstawą prawną przetwarzania Danych jest, w zależności od okoliczności, art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej), art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń) lub art. 9 ust. 2 lit. g) RODO (przetwarzanie niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym).

4. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora. Podstawami przetwarzania Danych są art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.

Odbiorcy Danych

• Dane mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług i rozwiązań informatycznych, doradcom zewnętrznym, audytorom i/lub ekspertom, podmiotom świadczącym usługi prawne (doradcom prawnym). Co do zasady jednak, Dane osobowe związane ze Zgłoszeniem przetwarzane są wyłącznie przez upoważnione do tego osoby.

Okres przetwarzania Danych

• Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Administrator usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania – nie ma to zastosowania w przypadku, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

• Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Przysługujące prawa

W związku z tym, że Administrator przetwarza Dane, przysługują Panu/Pani prawa: do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, żądania dostępu do Danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia Danych. Możliwość skorzystania z powyższych praw może zależeć od podstawy przetwarzania danej kategorii Danych. Ponadto w takim zakresie w jakim Administrator przetwarza Dane na podstawie zgody, przysługuje Panu/Pani prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie poprzez kontakt pisemny lub za pośrednictwem e-mail – dane kontaktowe wskazane są w sekcji „Administrator danych” powyżej. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, do którego doszło przed cofnięciem zgody. Przysługuje także Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie danych jest niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia

1. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy Zgłoszenie

2. Zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), informujemy, że:

3. Administrator Danych

4. Administratorem Pana/Pani danych osobowych („Dane”) przetwarzanych w związku z dokonaniem zgłoszenia na podstawie Procedury zgłoszeń wewnętrznych („Zgłoszenie”) jest R-GOL Sp. z o. o. (z siedzibą w Ostródzie, Górka 3D (14-100). („Administrator”).

5. Inspektor Ochrony Danych

6. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

7. - pisemnie, na adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD”,

8. - mailowo, na adres IOD@r-gol.com

9. Cel i podstawa przetwarzania

11. Dane osobowe Pani / Pana przetwarzane są:

1. w celu weryfikacji i obsługi zgłoszenia zgodnie z obowiązującą Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Spółce. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w związku ze Zgłoszonym naruszeniem, w którym znalazły się Pani/ Pana dane osobowe. Przetwarzamy te dane w celu wyjaśnienia potencjalnego Naruszenia prawa. Możemy prosić Pani/Pana o wyjaśnienia, dodatkowe pytania w zakresie Zgłoszenia oraz prosić o przesłanie wszelkich dokumentów lub informacji, które będą niezbędne do wyjaśnienia Zgłoszenia.

2. W przypadku przekazania w Zgłoszeniu szczególnych kategorii Pani/Pana danych (np. dotyczących zdrowia), podstawą prawną przetwarzania Danych jest, w zależności od okoliczności, art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej) lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń) lub art. 9 ust. 2 lit. g) RODO (przetwarzanie niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym).

3. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora. Podstawami przetwarzania Danych są art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.

12. Odbiorcy Danych

• Dane mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług i rozwiązań informatycznych, doradcom zewnętrznym, audytorom i/lub ekspertom, podmiotom świadczącym usługi prawne (doradcom prawnym). Co do zasady jednak, Dane osobowe związane ze Zgłoszeniem przetwarzane są wyłącznie przez upoważnione do tego osoby.

14. Okres przetwarzania Danych

• Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

15. Przysługujące prawa

• Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

• Posiada Pani/Pan prawo sprostowania danych osobowych, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.

• Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.